從一份報價的E-mail中買家可以看出諸多問題，這一點出口商一定要注意。首先是及時。買家希望盡可能早地得到反饋，如果你公司使用的是電話線或ISDN撥號上網的話（據我所知，目前中國的出口企業超過95%是使用這兩種方式上網，而不是有固定IP地址的DDN或ADSL），這樣要求供應商每天多次上網查詢E-mail，保證第一時間給買家一個答復。

     其次是報價的專業性。買家希望和精通產品的人聯系。在回復查詢或在報價時，一定要注明產品的規格（specification），如果你給的答復中這方面只字不提，或是錯誤百出，一看就是外行，買家會認為你不是真正的生產廠家，或者對產品并不熟悉，興趣會大減。

     為了避免這種問題的產生，不少的出口商提前進行準備，將各產品的名稱、性能、規格和報價做成一張標準的表格，該表格經過了技術部門和出口部門的確認，有買家查詢時，立即將表格作為電子郵件的附件發送，保證了及時和專業的特點，這是一個很好的習慣。

     和買家開始聯系時還要注意，在電子郵件的后面，一定要附上你詳細的聯系方式，包括你的姓名、職位、公司名、電話、傳真、E-mail地址、網址和公司地址等信息內容，給對方一個很正規的印象。有些出口商答復時大大咧咧，常常忘這忘那，很容易給買家留下不好的印象。

     使用電子郵件報價時，還要注意根據客戶情況定制報價。比如，歐美的客戶和中東的客戶很可能在產品質量的檔次上要求不樣，當然價格有差別，你需要細分客戶，然后給出不同的報價，否則會把對方嚇跑。

     最后，就是要保證不要有任何語法和拼寫的錯誤。最好是反復檢查確認，必要時請可信的客戶幫助核對，細節問題上爭取不要有任何不必要的錯誤。